Koniec z ciągłym sprawdzaniem wolnych terminów wizyt paszportowych w Konsulacie Generalnym RP w Chicago. Wprowadzono elektroniczną kolejkę oczekujących, która automatycznie proponuje termin spotkania. O nowych zasadach, czasie oczekiwania i niezbędnych dokumentach opowiedział w studiu Radia Deon Chicago konsul Grzegorz Marczak.

Elektroniczna kolejka paszportowa. Co się zmieniło?

W Konsulacie Generalnym RP w Chicago od ponad dwóch tygodni funkcjonuje nowy system rejestracji na wizyty paszportowe. Jego najważniejszym elementem jest elektroniczna kolejka oczekujących, która ma ułatwić Polakom uzyskanie terminu spotkania bez konieczności wielokrotnego sprawdzania dostępności miejsc.

Nowe rozwiązanie przedstawił na antenie Radia Deon Chicago konsul Grzegorz Marczak z działu wizowo-paszportowego. Jak wyjaśnił, osoby, które podczas rejestracji nie znajdą wolnego terminu, mogą zapisać się do kolejki i oczekiwać na propozycję wizyty przesłaną przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

„System ten w założeniu ma w większym stopniu uporządkować system rejestracji na wizyty paszportowe, ułatwić państwu taką rejestrację, jak również spowodować, że państwo macie poczucie tego, że zarejestrowaliście się w systemie na tę wizytę” wyjaśnia nasz Gość.

Zmiana jest odpowiedzią na bardzo duże zainteresowanie odnawianiem polskich paszportów wśród Polonii. Konsulat liczy, że nowy mechanizm usprawni obsługę interesantów i ograniczy problemy związane z dostępnością terminów.

Jak zapisać się do kolejki paszportowej?

Rejestracja nadal odbywa się przez internetowy system e-Konsulat, dostępny pod adresem https://secure.e-konsulat.gov.pl/placowki/84. Należy wybrać Stany Zjednoczone, Konsulat Generalny RP w Chicago, a następnie kategorię spraw paszportowych.

Po przejściu weryfikacji i wypełnieniu wymaganych danych system sprawdza dostępność wizyt. Jeżeli wszystkie terminy zostały już zarezerwowane, pojawia się możliwość zapisania na listę oczekujących. Aby z niej skorzystać, należy wyrazić zgodę na umieszczenie w kolejce.

Konsul Grzegorz Marczak

Po zaakceptowaniu tej opcji i zakończeniu rejestracji na podany adres e-mail przychodzi potwierdzenie z Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Oznacza to, że osoba została zapisana i może oczekiwać na propozycję terminu wizyty.

Konsul Grzegorz Marczak podkreślił, że czas oczekiwania na zaproponowanie terminu wynosi maksymalnie około 3–4 tygodni. W niektórych przypadkach propozycja może nadejść wcześniej, ponieważ anulowane przez innych interesantów wizyty ponownie trafiają do puli dostępnych miejsc.

48 godzin na odpowiedź. Termin można odrzucić tylko dwa razy

Jedną z najważniejszych zasad nowego systemu jest konieczność regularnego sprawdzania poczty elektronicznej. To właśnie na adres podany podczas rejestracji Ministerstwo Spraw Zagranicznych przesyła propozycję terminu wizyty paszportowej.

Konsulat Generalny RP w Chicago

Wiadomości mogą pochodzić z adresów [email protected] oraz [email protected]. Od momentu otrzymania propozycji interesant ma 48 godzin na jej zaakceptowanie lub odrzucenie.

„Jeśli ten termin nam nie odpowiada, możemy dwukrotnie odrzucić zaproponowany przez system termin spotkania w konsulacie” tłumaczy konsul.

Nasz Gość zwrócił szczególną uwagę na poprawność adresu e-mail. Nawet drobna pomyłka podczas jego wpisywania może sprawić, że wiadomości z propozycjami wizyt nie dotrą do odbiorcy, a rejestracja okaże się nieskuteczna.

Nie możesz przyjść? Anuluj wizytę przez e-Konsulat

Osoby, które zaakceptowały termin, ale później nie mogą stawić się w konsulacie, powinny samodzielnie anulować rezerwację. Dzięki temu zwolnione miejsce będzie mogło zostać zaproponowane kolejnemu oczekującemu.

Anulowanie odbywa się na stronie e-Konsulatu, w zakładce dotyczącej odwoływania umówionych wizyt. Do przeprowadzenia tej czynności potrzebne są numer formularza oraz kod anulowania, otrzymane w mailu wraz z potwierdzeniem rezerwacji. Odpowiedzialne odwoływanie nieaktualnych wizyt pozwala lepiej wykorzystać dostępne terminy i skrócić czas oczekiwania innych osób.

“Anulowanie wizyty następuje również poprzez brak reakcji na automatyczny e-mail z linkami do potwierdzenia lub odrzucenia w określonym czasie proponowanego terminu wizyty paszportowej” informuje  konsul Grzegorz Marczak.

Jakie dokumenty zabrać na wizytę paszportową?

Po zaakceptowaniu terminu należy wydrukować potwierdzenie wizyty i zabrać je do konsulatu. Dokument zawiera między innymi rodzaj sprawy, numer formularza, kod anulowania, dane osobowe, numer dokumentu tożsamości oraz informacje kontaktowe.

Brak wydrukowanego potwierdzenia nie musi uniemożliwić załatwienia sprawy. Pracownicy konsulatu mogą zweryfikować rezerwację na podstawie listy osób zapisanych na dany dzień.

Na wizytę paszportową należy przynieść aktualne zdjęcie paszportowe oraz ważny polski paszport lub dowód osobisty. Jeżeli osoba nie ma ważnych polskich dokumentów, może przedstawić ważne dokumenty amerykańskie, takie jak paszport, dokument tożsamości lub prawo jazdy.

Trzeba jednak pamiętać, że dane w dokumentach amerykańskich powinny być zgodne z danymi figurującymi w ostatnim polskim paszporcie lub dowodzie osobistym. W przypadku rozbieżności konieczne może być wcześniejsze uregulowanie danych w polskich rejestrach, przypomina konsul Grzegorz Marczak.

Pierwszy paszport, brak numeru PESEL i potwierdzenie obywatelstwa

Konsulat przypomina, że osoby ubiegające się o pierwszy polski paszport lub nieposiadające numeru PESEL powinny podczas rejestracji wybrać odpowiednią kategorię oznaczoną PESEL NIENADANY.

Takie spotkanie trwa dłużej, ponieważ oprócz złożenia wniosku paszportowego obejmuje również procedurę nadania numeru PESEL. Właściwy wybór kategorii pozwala konsulatowi odpowiednio zaplanować czas obsługi.

W niektórych przypadkach przed złożeniem wniosku paszportowego konieczne jest przeprowadzenie innych formalności, takich jak rejestracja małżeństwa w Polsce, zmiana danych osobowych lub potwierdzenie posiadania polskiego obywatelstwa.

Dotyczy to między innymi osób pełnoletnich, które nigdy nie miały polskiego paszportu ani dowodu osobistego, a także tych, których ostatni polski dokument utracił ważność wiele lat temu.

Konsulat Generalny RP w Chicago

Sam wniosek paszportowy nie wymaga wcześniejszego wypełniania papierowego formularza. Dane są przekazywane podczas wizyty i wprowadzane bezpośrednio do systemu przez pracownika konsulatu. Szczegółowe informacje dotyczące paszportów znajdują się na stronie https://www.gov.pl/web/usa/paszporty.

Inne sprawy konsularne. Kiedy pojawiają się wolne terminy?

System e-Konsulat umożliwia również rezerwację spotkań dotyczących obywatelstwa polskiego i repatriacji, spraw prawnych, Karty Polaka oraz wiz krajowych i wiz Schengen.

W przypadku spraw prawnych nowe terminy udostępniane są w każdą środę o godzinie 3:00 PM czasu chicagowskiego. W pozostałych kategoriach miejsca pojawiają się na bieżąco, dlatego w przypadku braku dostępnych wizyt warto regularnie sprawdzać system.

Podczas wizyt prawnych można załatwić między innymi sprawy rejestracji urodzenia lub małżeństwa, zmiany danych osobowych, poświadczenia kopii dokumentów i podpisów, przyjęcia lub odrzucenia spadku, potwierdzenia profilu zaufanego ePUAP oraz wybrane sprawy związane z obywatelstwem.

Ważne jest jednak rozróżnienie kategorii. Wniosku o potwierdzenie posiadania polskiego obywatelstwa nie można złożyć podczas wizyty prawnej. W tym celu należy wybrać kategorię dotyczącą obywatelstwa polskiego i repatriacji.

Konsulat przypomina także, że część spraw można załatwić korespondencyjnie, bez osobistego przyjazdu do placówki. Przed dokonaniem rezerwacji warto sprawdzić, czy dana procedura rzeczywiście wymaga obecności w konsulacie.

Karta Polaka

Rezerwacja wizyty jest całkowicie bezpłatna

Konsulat Generalny RP w Chicago stanowczo przypomina, że umówienie wizyty przez e-Konsulat jest bezpłatne. Placówka nie współpracuje z żadnymi firmami pośredniczącymi w rezerwacji terminów i nie zaleca płacenia za takie usługi.

Samodzielne zapisanie się na wizytę zajmuje zazwyczaj kilka minut. System działa na komputerach, tabletach i telefonach. Przed rejestracją należy dokładnie zapoznać się z opisem wybranej sprawy, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych wizyt.

Osoby mające wątpliwości dotyczące dokumentów, obywatelstwa, numeru PESEL lub wcześniejszych formalności powinny skontaktować się z konsulatem jeszcze przed umówieniem spotkania.

Kontakt z Konsulatem Generalnym RP w Chicago

Informacje dotyczące wizyt i spraw konsularnych można uzyskać bezpośrednio w Konsulacie Generalnym RP w Chicago.

• Rejestracja wizyt: https://secure.e-konsulat.gov.pl/placowki/84
• E-mail: [email protected]
• Telefon: 312-337-8166

Konsulat przygotowuje również harmonogram kolejnych dyżurów konsularnych poza Chicago. Informacje o terminach, miejscach oraz zasadach rejestracji mają zostać opublikowane na stronie internetowej placówki, w mediach polonijnych i w jej mediach społecznościowych.

Konsul Grzegorz Marczak podkreślił, że celem zmian jest przede wszystkim uproszczenie procedury rejestracji i zapewnienie osobom oczekującym na paszport większej przewidywalności. Dzięki elektronicznej kolejce interesanci nie muszą już nieustannie poszukiwać wolnego terminu, lecz mogą oczekiwać na propozycję przesłaną przez system Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Źródło: informacja własna, Konsulat Generalny RP w Chicago
Foto: Konsul Grzegorz Marczak, onsulat Generalny RP w Chicago, franciszkanie.pl, istock/mathompl/ Alanscottwalker/